Få faciliteter i den moderne digitale arbejdsproces er så vidt tilgængelige, men så vidt ignoreres (eller i det hele taget misbrugt ) som e-mail-BCC-funktionen. Hvis du er skyldig i at misbruge eller forsømme sin magt (og der er en god chance for at du er), er det tid til at omvende sig og i færd med at skære ned på spam og beskytte privatlivets fred for dine venner og familie.

Hvad er der BCC og hvor kom det fra?

RELATERET: Hvad er forskellen mellem CC og BCC, når der sendes en email?

Der er tre adressespor i hver e-mail-klient: TO, CC og BCC, hvilket stativ for henholdsvis "[levere] til", "carbon copy" og "blind carbon copy". Disse betegnelser er et holdover fra verden, der gik forud for elektronisk post: fysiske breve og notater.

I forretningsmemoser fra midten af ​​århundredet ville der f.eks. Være en TO-slot til den primære modtager, en CC-plads til personer, der havde brug for være med på kommunikationen, men som ikke var de primære modtagere og en tredje plads, BCC, for personer, der måtte være med på kommunikationen, men af ​​hvilken som helst grund ville deres identitet blive tilbageholdt fra de notater, der blev sendt til modtagerne i TO og CC adresse slots.

Ved fremkomsten af ​​elektronisk post blev de samme konventioner, der blev brugt i papirpost og notater, kopieret, både ude af bekendtskab og fordi de var nyttige, selvom meddelelsen ikke længere var fysisk kopieret og leveret.

Hvis disse konventioner eksisterede i årtier før fremkomsten af ​​e-mail og har eksisteret i det halvt halvtreds år eller deromkring, hvor opstår der da problemerne? Der er to former for misbrug af BCC: passiv aggressiv blind carbon copying (den ondsindede form af problemer) og forsømmelse at bruge blind-carbon kopiering for at beskytte privatlivets fred (problemer, der stammer fra uvidenhed). Lad os tage et kig på, hvordan og hvorfor at undgå hver.

Sig nej til passiv aggressiv blinde carbonkopiering

Den værste brug af den blinde carbon kopi er at passivt aggressivt indstille en kollega. Denne form for BCC-misbrug opdrætter, når medarbejdere anvender BCC-funktionen som en måde at indirekte tatovere på deres kollegaer, sutte op til deres chef eller på anden måde engagere sig i dysfunktionelle arbejdspladser.

Billedgodtbefindende med EC Comics.

En medarbejder kan for eksempel placere deres chef som BCC-adressaten på en e-mail, som de sender til en anden medarbejder, så deres chefen ser, at de kommunikerer med den anden medarbejder, eller at den anden medarbejder ikke opfylder nogen form for forpligtelse eller deadline. Denne form for kommunikation med hemmelig-ekorn er generelt frygtet på arbejdspladsen, og vi er ikke ved at tilslutte os enhver form for adfærd, der opdrætter et mindre og passivt aggressivt arbejdsmiljø.

Vores eneste råd i sagen er: Stop det.

Medmindre din HR-afdeling eller din chef eksplicit kommer til dig og instruerer dig til BCC din kommunikation, bør du undgå øvelsen.

Hvis folk udenfor primærkommunikationen skal holdes i løkken , selv højere ups, er den bedste praksis at inkludere dem som CC-adressater og at underrette TO-adressaterne om, hvem der var medtaget og af hvilken grund.

Det skaber ikke kun en mere moden dialog på arbejdspladsen, det hjælper også du undgår en særlig pinlig begivenhed: Hvis din chef eller en anden BCC-modtager bruger svar-alle-funktionen, frigør de sig effektivt og afslører, at de har haft adgang til indholdet af den tidligere email. Prøv at forklare, at den ene til kollegaen du slog sammen med vandkøleren.

Heldigvis er antallet af personer, der ondskabsfuldt bruger BCC-funktionen, lille, hvilket fører os til dem, der udgør størstedelen af ​​misbruget: den uvidende.

Venner Gør ikke Carbon Copy Friends

Hvis flertallet af mennesker ikke er ondsindet ved at bruge BCC-funktionen som led i en psykologisk krigskampagne mod deres kolleger, hvornår forlader det os? Det efterlader os med millioner af mennesker, der uheldigvis forsømmer at endda bruge BCC-funktionen i første omgang.

Billede med tilladelse fra Denver Public Library, Western History Collection.

Hvorfor er BCC-funktionen så vigtig? Det giver dig mulighed for at sende en e-mail til en person uden at denne person ser alle andre, der modtager e-mailen, og effektivt sikrer deres private oplysninger. Her er et eksempel på e-mail frem, der slettes fra vores egne e-mailarkiver:

Enhver blå slørethed i det privatlivsfiltrerede billede ovenfor er en e-mail-adresse. Ikke kun var der over 40 emailadresser i listen over fremmende modtagere, vi var med i, men der er to sæt tilbageblivende blokke i den fremsendte email (se ovenfor), der indeholder henholdsvis 13 og 8 emailadresser. Dette betyder, at der er over 60 emailadresser i hele emnet.

Nu kan du spørge dig selv "Så hvad? Hvad betyder det? "Det betyder flere grunde. Først og fremmest er der det simple spørgsmål om privatlivets fred og behandling af privatlivets fred for befolkningen på din kontaktliste (hvad enten de er venner, familie eller forretningsforbindelser) med respekt. Det siger sig selv, at de mennesker, der brænder fremad og masse e-mails med snesevis af deres venner og medarbejdere, ikke tager tid til personligt at kontakte hver af de dusinvis af modtagere og spørge, om de gerne vil have deres kontaktoplysninger delt med alle andre på adresseliste. Det er helt respektløst at dele kontaktoplysninger uden den pågældende persons tilladelse.

RELATERET: Sådan bruges Bcc (Blind Carbon Copy) i Outlook 2010

Det bliver endnu mere respektløst og besværligt, desto mere forskelligartede mængden af ​​mennesker du er email er. Hvis du sender email til ti personer i en lille civilsamfund, der allerede kender hinanden, kan problemet være meget. Hvis du er en lærer, og du sender e-mail til dusinvis (hvis ikke hundredvis) af studerende nogle supplerende materiale, deler du pludselig personlige kontaktoplysninger hos mange mennesker med mange andre mennesker, de måske ikke ønsker at dele med .

Værre, men hvis nogen ved et uheld rammer "Svar alle" til nogen af ​​de e-mails, du sender ud med fuldt lastede TO- og CC-slots, , modtager hver enkelt person på den oprindelige modtagerliste svaret. At bedst, det er forholdsvis harmløst, men slipper sikkert tiden for alle andre, da de åbner emailen for at se, hvad der er nyt i diskussionen. I værste fald, som det er sket mange gange i virksomheder over hele verden, kan e-mailen påtage sig et eget liv, da hundredvis af medarbejdere svarer, argumenterer og ellers interagerer med e-mailen. Sådanne svar-alle kædereaktioner kan spænde over tusindvis af e-mails og kan endda kaste flamme krige (der var en sådan flammekrig på Tandem Computers i slutningen af ​​det 20. århundrede, der varede i år ).

og af mere praktisk interesse for de af jer, der kunne bekymre sig mindre om god e-mail-etikette og beskytte dine venners privatliv, skaber disse slags bulk e-mails utilsigtet fine små lister over e-mail-adresser for ondsindet software og spammere til høst. Hvis din e-mail-adresse ender med en stor e-mail fremsendt rundt om den verdensomspændende verden, kan du være sikker på, at et sted langs linjen kommer du til en spamliste. Endnu værre, hvis en af ​​brugerne, der ender med din videresendte email, der sidder i tarmene i indbakken, ender med at blive ramt af malware, der replikeres via kontaktlister og e-mailadresser, der findes i indbakken, vil du sandsynligvis ende med en ondsindet email finde vej til dig.

Brug BCC Wisely

Hvis du er i den sidste lejr, vil du sandsynligvis spørge dig selv, hvad du kan gøre for at undgå privatlivets fred og sikkerhed. skitseret ovenfor. Bare rolig, når du er klar over, hvor frygtelig det er at ignorere BCC-funktionen, bliver det klart, hvad du skal gøre for at vaske dig selv af dine tidligere dårlige e-mail-adfærd.

Først og frem for alt start med at spørge dig selv "Skal jeg virkelig sende denne email til alle på min kontaktliste? Tredive af dem? Enhver af dem? "Svaret på disse spørgsmål for de fleste e-mails er: Nej. Nej, du behøver ikke at sprænge en personlig e-mail eller videresende til alle i din kontaktliste.

For det andet, når du gør , finder du en legitim grund til at sende en masse mennesker på én gang til e-mail. Hvis du f.eks. Skifter til en ny e-mail-udbyder, eller du vil sende din nye postadresse til hundrede af dine venner og familie, er det eneste passende at gøre med at placere deres adresser i BCC-slot. Dette sikrer, at alt ondskabet til masse TO / CC-emailing elimineres: E-mailadresserne på alle modtagere holdes private, der er ingen chance for en spam-bot eller et stykke malware på en modtagers computer, der henter e-mailen til en anden modtager, og hvis nogen af ​​dem har brug for at svare på dig for at stille et spørgsmål eller sådan, vil de ikke sprænge deres spørgsmål eller kommentarer til enhver anden person.

BCC øger privatlivet, øger sikkerheden og skærer ned på indbakken crud dine venner og medarbejdere skal vade igennem. Der er absolut ingen grund til at undgå at bruge det, når det gør det, er lige så enkelt som at sætte adresserne i en anden adresseslot.

---