Det er altid en frygtelig tragedie, når nogen mister noget vigtigt, de arbejder på, fordi de ikke gemte deres dokument korrekt. Dette sker oftere end du tror på Excel og Word-brugere!

Heldigvis har Microsoft tilføjet mange funktioner i de sidste par versioner, der hjælper med at reducere chancerne for at miste data på grund af nedbrud, strømbrud, utilsigtede sletninger osv. En funktion kaldes AutoRecover og den anden, mindre almindeligt kendte funktion, hedder AutoBackup.

I denne artikel snakker jeg om, hvordan du konfigurerer begge muligheder, så dine data er så sikre som muligt. Jeg vil også gerne nævne, at de seneste versioner af Office giver dig mulighed for at gemme dokumenter direkte til OneDrive, hvilket er en god mulighed at overveje, fordi du stadig kan få adgang til dit arbejde, selvom harddisken fejler.

Excel AutoRecover

Auto Recover-funktionen er slået til som standard og gemmer dit dokument automatisk til et midlertidigt sted efter et angivet tidsinterval. For at se indstillingerne for AutoRecover skal du klikke på Filer og derefter Valg .

Klik på Gem i menuen til venstre, og du får vist indstillingen AutoRecover under Save Workbooks .

Som standard gemmes AutoRecover-oplysninger hvert 10. minut. Udover intervallet skal Excel være i tomgang i 30 sekunder, før dataene gemmes. Desuden gemmes de automatisk gemte oplysninger i AutoRecover-filens placering, der er angivet her. Så hvordan virker det? Lad os sige, at du har et regneark som det nedenstående, og du har det gemt.

Lad os nu sige, at jeg tilføjer følgende data til Excel-regnearket og venter ca. 10 minutter uden at gemme mit dokument. Da AutoRecover-intervallet er indstillet i 10 minutter, skal du vente mindst så længe for de data, der skal gemmes.

I mit tilfælde simulerede jeg et Excel-crash ved at åbne task manager og dræbe Excel-processen. Derefter genåbnede jeg Excel og så straks en mulighed kaldet Vis gendannede filer .

Hvis du klikker på det, vil den få en liste over Excel-filer, der kan hentes. I mit tilfælde havde den den oprindelige fil, der havde data i bare A1 og A2, og den havde også den automatisk genoprettede fil, som indeholdt de data, jeg ikke havde gemt på disken.

Ved at klikke på et af elementerne i listen åbnes en anden forekomst af Excel, der viser dataene i den pågældende fil. Alt i alt er dette en virkelig nyttig funktion til de tidspunkter, hvor du ikke gemte alt dit arbejde, men Excel slutter uventet.

Den største ulempe ved denne funktion er, at AutoRecover-dataene gemmes på samme harddisk som din fil, så hvis der sker noget med din harddisk, vil alt være væk. Du kan ændre placeringen i indstillingerne ovenfor til en separat harddisk eller endda til en netværksplacering, som jeg stærkt anbefaler.

Bemærk, at AutoRecover-oplysningerne også slettes automatisk ved hjælp af Excel under følgende omstændigheder:

1. Du gemmer filen manuelt eller ved hjælp af File - Save As .
2. Du lukker filen eller afslutter Excel (om du gemmer filen eller ej)
3. Du slukker for AutoRecover helt eller bare for projektmappen

Så dybest set, når du gemmer filen, slipper det af AutoRecover data. Hvis du manuelt afslutter Excel og vælger ikke at gemme dataene, vil den slette AutoRecover-dataene. Husk bare, når du bruger denne funktion. Hvis du er en tung Excel-bruger, foreslår jeg at indstille AutoRecover-intervallet til noget som 2 eller 3 minutter i stedet for 10.

Automatisk backup

En anden funktion, som ikke mange mennesker virkelig ved om det, er AutoBackup. For at bruge det skal du først gå og gemme din fil for at komme til dialogboksen Gem . Hvis du allerede har gemt Excel-dokument, skal du gå til Filer og derefter Gem som og vælge en placering. Når du gør dette, vil det hente dialogboksen Gem som .

I dialogboksen skal du klikke på knappen Værktøjer, som er til venstre for knappen Gem . Du får se et par muligheder, hvoraf den ene er Generelle indstillinger . Når du klikker på det, vises et lille vindue med nogle flere muligheder.

Gå videre og kig altid på boksen Opret sikkerhedskopiering . Klik på OK og nu, når du gemmer filen, oprettes også en Excel-backupfil med en .XLK-udvidelse. Bemærk at første gang du gør dette, vil filerne være nøjagtigt ens. Hvis du foretager redigeringer til den oprindelige fil og derefter gemmer den igen, vil backupfilen forblive den samme (de originale data). Den tredje gang du gemmer det, bliver backupfilen opdateret med oplysninger op til den anden gemme.

Grundlæggende er backupfilen altid en version bag den nuværende version. Så hvis du lavede en masse ændringer, gemte du din fil og ønskede at gå tilbage til den version, der ikke havde disse ændringer, du kunne bare åbne backupfilen.

Filen gemmes på samme sted som den oprindelige fil, og der synes ikke at være en måde at ændre det på. Denne funktion giver ikke meget sikkerhed til dit dokument, men det er godt under visse omstændigheder.

Hvis du aktiverer disse sikkerhedskopierings- og gendannelsesfunktioner i Excel, vil du forhåbentlig spare dig for at miste vigtige data. Det er altid en god mulighed at bruge cloud storage (som OneDrive) som et ekstra sikkerhedsnet, hvis computeren katastrofalt fejler. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. God fornøjelse!

Sådan tilpasses værktøjslinjen Hurtig adgang i Office 2013

Båndet i Microsoft Office-applikationer giver adgang til de fleste større kommandoer og muligheder, men der er en anden funktion, som kan være meget nyttig, hvis du tager tiden til at tilpasse den. Hurtigadgangsværktøjslinjen giver et klik for adgang til eventuelle kommandoer, der er tilføjet til det.

(how-to)

Sådan kombineres billeder til en PDF-fil på en Mac

Sig du søger et job, og ansættelsesfirmaet vil have underskrevne dokumenter sendt til dem eller forestille dig at du vil tilføje en Tilsætning til dit hus og entreprenøren ønsker at se billeder. Hvordan gør du det nemt på en Mac? Du kan bare vedhæfte dem alle til en e-mail eller SMS-besked, men den metode er lidt besværlig og kan være noget irriterende for modtageren.

(how-to)