da.phhsnews.com


da.phhsnews.com / Sådan styrer du e-mail i Outlook med hurtige trin og regler

Sådan styrer du e-mail i Outlook med hurtige trin og regler


Hvis du fortæller os, at e-mail er blevet forkert, vil vi bede dig om at se på vores indbakke. At kunne sortere og organisere messen med meddelelser, der ankommer dagligt, er ret afgørende for at opretholde arbejdspladsen.

Det handler ikke kun om spam. Spam eksisterer stadig, en irriterende livsfaktor, men der er måder at håndtere. Det er fortryllelsen af ​​andre e-mails, vi får - opdateringer om software, invitationer til arrangementer, postlister vi abonnerer på, men husker aldrig at afmelde fra - som alle nødvendiggør en eller anden måde at organisere, sortere og sende beskeder til deres rette sted , om det er en udpeget mappe eller papirkurven.

Vi har talt lidt om Outlook, herunder e-mail-basics som komponering og afsendelse, måder at tilføje og modtage vedhæftede filer, samt at importere kontakter og administrere adressebøger. Vi vil nu gøre opmærksom på det større billede ved at fokusere på indbakkehåndtering.

Mastering af din Outlook-indbakke

Outlook har et væld af funktioner indbygget til, så du kan filtrere din mail til de rigtige steder. Til at begynde med, hvis du højreklikker på en besked eller mus op til båndet, vil du bemærke, at der er en funktion kaldet Quick Steps.

Hvis vi udvider den fra båndet, kan vi se denne funktion fuldt ud.

Den første ting at huske er Quick Steps er grundlæggende regler (der er en funktion kaldet Rules, som vi diskuterer inden for kort tid). Den anden ting at huske er, at i modsætning til Regler, som arbejder bag kulisserne uden dit input, er Quick Steps afhængige af dit input til arbejde.

Det første du vil gøre er at vælge det Quick Step, du vil oprette. Lad os gøre en simpel til at illustrere vores punkt.

I dette Quick Step vælger vi en besked, vi anser for forskellige og klikker på Quick Step, som flytter meddelelsen til Misc-mappen og markerer meddelelsen som Read.

Hvis du klikker på knappen "Valg", kan du se, hvordan Quick Step er konstrueret, og du kan også redigere det, f.eks. At tilføje eller fjerne dele til eller fra det.

I dette skærmbillede kan du f.eks. Fjerne det trin, hvor meddelelser er markeret som Read, så flyttes alt til mappen Miscellaneous, men dets status forbliver uændret.

Sådan fungerer Quick Steps, vi kan bruge lidt tid på at vise dig forskellige måder, de kan oprettes og implementeres , men vi vil flytte til Regler for at illustrere forskellen.

De grundlæggende regler for regler

Som vi nævnte, er Quick Steps noget, du handler om, mens Reglerne fungerer automatisk, bag kulisserne, i henhold til kriterierne du angiver . Når du klikker på "Regler" -knappen, skal du vælge "Opret regel ..." fra rullelisten.

De primære betingelser for oprettelsen af ​​reglen er ret grundlæggende, og du behøver måske ikke engang at dykke ind i nogen avancerede muligheder, så lad os gå videre og undersøge nogle af deres enklere aspekter.

I det følgende billede kan du se, at du kan sende mail fra bestemte afsendere eller baseret på emnet eller til hvem det er sendt. Derefter kan du få Outlook til at varsle dig visuelt og / eller med en lyd. Du kan også flytte beskeden til en bestemt mappe, som i modsætning til at bruge et hurtigt trin, vil ske uden din indtastning.

Hvis du klikker på knappen "Opret regel", vises følgende guiden dialog. kan også klikke på "Ny regel" i vinduet Regler og advarsler.

Hvis du gør det, åbnes det første Regler guiden vindue, som går igennem processen.

Regler er overraskende ukomplicerede, hvis du allerede ved hvad du vil have reglen at gøre. Klik på "Avancerede indstillinger ...", og du vil se, hvad vi mener. Ikke kun vil du se mulighederne fra den grundlæggende Opret regel skærm, du finder en helt ny verden af ​​andre regler, du kan bruge.

Forestil dig, så tager vi det Quick Step, vi oprettede tidligere, og vil omdanne det til en regel . Vi vil gerne vælge vores kriterier fra de viste muligheder og derefter klikke på "Næste". I dette tilfælde vil vi flytte e-mail, der sendes til vores How-To Geek-konto.

På den næste skærm vælger vi menuen "Flyt til en bestemt mappe", og i bunden klikker vi på det understreget link "Flyt det til den angivne mappe." Vi vises derefter muligheder, der giver os mulighed for at sende mail til uanset mappe vi vælger, som i dette tilfælde er "Diverse"

Når du klikker på "Næste", bliver du spurgt, om der er undtagelser fra denne nye regel. Hvis det ikke er tilfældet, kan du klikke på "Næste", og du vil gå videre til det endelige skærmbillede, hvor du bliver bedt om at navngive din nye regel, om du vil tænde den, køre den efter færdiggørelsen og endelig , vil du kunne gennemgå det.

Det er det, klik på "Afslut", og du er god at gå. Du kan se denne regel ved at klikke på "Regler" -knappen og derefter "Administrer regler og advarsler" i rullemenuen.

Du kan når som helst returnere for at ændre din regel, tilføje nye, lave kopier, slette og andre funktioner. Glem ikke, hvis du vil holde en regel, men ikke ønsker at den skal løbe hele tiden, kan du bare fjerne markeringen af ​​den lille boks ved siden af ​​den.

Hvis du vil lære mere om automatisk at flytte beskeder til en specifik mappe anbefaler vi, at du tjekker denne artikel.

Sletning og ignorering af e-mail-meddelelser

Du får meget e-mail, du ikke vil have eller har brug for, om det er fremadrettet fra en overforstødende forælder , eller lige op spam, holde din indbakke tammet og velplejede vil være en stor udfordring, hvis du ikke ved, hvordan du bruger værktøjerne til din rådighed.

Som du kan se fremtrædende på båndet, er der et afsnit helt dedikeret til at slette ting, mest bemærkelsesværdige er den store "Slet" -knap og dens gigantiske X. Du kan også blot vælge en besked eller gruppe af beskeder og klikke på knappen eller blot trykke "Slet" på tastaturet.

Lad os se på Det Slet afsnit lidt mere og se, hvad der er mere at tilbyde. For det første er der knappen "Ignorer".

Hvad ignorerer jeg? Når du vælger en besked eller en samtale og klikker på "Ignorer", vises en dialogboks.

Forskellen mellem dette og blot at slette en samtale er, at ignorering det gælder for dette og alle fremtidige meddelelser, hvilket betyder at hvis du er på en mailingliste og respondenter fortsætter med at svare alle, du vil ikke længere se dem, hvilket er ret darn nyttigt.

Den anden bemærkelsesværdige mulighed er funktionen Clean Up. Ved at klikke på knappen "Oprydning" udløses en rullemenu med følgende valgmuligheder.

Uanset hvilken indstilling du vælger, vil du se en dialogboks, der giver det samme resultat, alle overflødige meddelelser vil blive smidt.

Hvis du klikker "Indstillinger" -knappen, du vil blive whisked til Opkaldsoprydning muligheder. Som du kan se, kan du bruge funktionen Clean Up til at arkivere gamle, overflødige samtaler til en alternativ mappe, hvilket nok er den mest nyttige mulighed her. Det er ofte bedre at bare arkivere ting i stedet for at slette det, bare hvis du skal henvise til det på et senere tidspunkt.

Mens disse funktioner er gode, og vi ser den åbenbare fortjeneste i dem, vil de ikke har stor indflydelse på det uhøflige med indbakkebelægninger: spam.

Spam, Spam gå væk !!

Spam får ikke de samme slags overskrifter, det engang gjorde, fordi de fleste moderne spamfiltre gør en smuk godt arbejde på at lukke alt ud. Hvis du bruger Gmail eller andre webmailtjenester, ser du sandsynligvis ikke meget af det, det er ikke at sige, at det ikke er der, især hvis du gør den misfornøjne fejl i samtykke til at lade et firma dele din adresse med deres marketingpartnere, eller du klikker på den forkerte boks og fejlagtigt tilmelder dig at være på en distributionsliste.

Pointen er, at spam stadig sker, men Outlook giver dig mulighed for forhåbentlig at holde det stort set under kontrol med junkfiltre. Når du modtager en besked, der klart er uønsket eller spam, kan du vælge den besked og derefter klikke på knappen "Uønsket" for en rulleliste med valgmuligheder. For uønskede meddelelser vælger du "Bloker afsender", men for alt andet vil du gerne ændre indstillingerne for uønsket e-mail.

Jo mere restriktive dit filtreringsniveau er, desto bedre chance er noget, du rent faktisk vil have eller nødt til at se, kan utilsigtet filtreres ud. Hvis dette sker, skal du behandle de berørte e-mails ved hjælp af de valg, der er set på det forrige skærmbillede.

Det er en god idé at bruge lidt tid på at udforske indstillingerne for uønsket e-mail. Du kan opsætte hvidlister fra bestemte afsendere og til bestemte modtagere, mens du eksplicit blokerer afsendere, som du ved, du ikke stoler på.

At holde din indbakke lænkelig og gennemsigtig tager engagement og opmærksomhed på detaljer. For at være ærlige kan nogle veldesignede regler udgøre en masse arbejde, men der vil altid være nye udfordringer. Husk disse værktøjer - Hurtige trin, regler, ignorerings- og junkfiltre - og du vil være godt på vej til at tæmme din e-mail.

Lad os høre fra dig nu. Fortæl os om dine egne favoritter Hurtige trin og regler, eller hvordan du håndterer spam. Vores diskussionsforum er åbent, så giv os dine kommentarer og spørgsmål.


Sådan bruges Windows 10 Camera App

Sådan bruges Windows 10 Camera App

Windows 10 har en app kaldet kamera, som lader dig bruge dit webcam til at optage videoer og tage billeder. Det er absolut bedre end at skulle downloade spyware / malware-rider tredjeparts webcam optagelsessoftware. I denne artikel vil jeg gå igennem processen med at bruge appen og justere de forskellige indstillinger.

(How-to)

Hvordan kryptering kan omgåes med en fryser

Hvordan kryptering kan omgåes med en fryser

Geeks anser ofte kryptering for et dårligt værktøj for at sikre, at dataene forbliver hemmelige. Men uanset om du krypterer din computers harddisk eller din smartphones opbevaring, kan du blive overrasket over, at krypteringen kan omgåes ved kolde temperaturer. Det er usandsynligt, at din personlige kryptering vil blive omgået på denne måde, men denne sårbarhed kan være bruges til virksomhedsspionage eller af regeringer til at få adgang til en mistænktes data, hvis den mistænkte nægter at afsløre krypteringsnøglen.

(how-to)

Interessante Artikler